コミニケーションの質を上げて人生の質を上げる、
こんにちは！コミニケーション検定資格保有者今村です。
人と話している時や、会社のプレゼンテーションの途中に頭が真っ白になり思考停止状態になったり自分で何を説明しているのか分からなくなったりした事はありませんか？
私も大勢の前で話した時に急に頭が真っ白になったり話したい事が全く話せなかなった…という苦い経験があります。
説明下手を改善して
「人前で自信を持ってプレゼンしてみたい！」
「自分の考えている事をちゃんと伝えたい！」
「積極的に人に話しかけて物事を教えたい！」
「周囲とのコミニケーションを円滑に取りたい！」
という思いがあるかと思います。
説明下手を改善する事は決して難しい事ではありません今回のこの記事では今のあなたのレベルに応じた改善方法そして明日からすぐに仕事やプライベートに使えるテクニックを分かりやすく説明しています。
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0 説明下手は簡単に改善できる！ボキャブラリー不足が原因ではない？
説明が下手なのは自分のボキャブラリーが不足しているのが原因と思いがちですが、ボキャブラリー不足が原因ではありません。専門用語を使えば使うほど聞き手は分かりにくくなってしまいます。
例えば、
難しい金融政策などに関係したニュースを聞いても専門用語が多くてなかなか説明が頭に入ってきませんよね？
説明が上手い人は、専門的な用語をあえて使わず誰でも分かる単語に置き換えて説明してくれるので理解が容易にできます。説明が上手い人は、誰でも分かる伝え方をしている人です。
1 損する伝え方…あなたは、こんな説明に心当たりありませんか？
ここでは説明下手な人が最も多く抱えている悩みの代表例を３つ紹介していきます。
1−1 話しが長く、まとまりがない…
説明を詳しくしたいという気持ちから説明する必要の無い箇所まで説明をしてしまい話が長くなってしまった経験ありませんか？
話が長くなってしまう原因として話しの組み立て方に問題があり組み立て方させ改善すれば１分で的を捉えた話し方が出来るようになります。後ほど不要な情報の見分け方について説明していきたいと思います。
1−2 伝えたい事が伝わらない…
説明が終わり相手の顔を伺うと「？」という顔をされた経験ありませんか？
また、同じ事を２度説明したり…これらは、相手に伝えたい“話しの結論”の伝える優先順位に問題があります。
この場合は結論をいつ話すのか？話す順番にさえ注意すれば改善されます。これも後ほど説明しています。
1−3 組み立てが下手…
説明をしていて、話しが論点から外れてしまったり話している最中に自分が何を言っているのか分からなくなってしまったりいきなり頭が真っ白になってしまうのは、聞き手が「聞きたい」と思うような順序で話を組み立てれていない事に原因があります。
情報の重要度に大小をつけて大きい（必要な）情報から先に話すようにすれば改善されます。
２ あなたの今の説明力レベルは？ ~１０個の質問に答えてレベルを測定
２、頭で考えている内容が言葉に出来ない
３、繰り返し説明をする事がある
４、複数の人の前で話すのが苦手
５、難しい言葉を使おうとする傾向がある
６、説明している時に頭が真っ白になり思考停止する時がある
７、予測していた答えと違う返答をされると戸惑う
８、要点を絞って話せない
９、「好きな映画のストーリを説明して下さい」と言われ説明する自信がない
１０、敬語の使い方に自信がない
＞０〜３個の人
あなたのレベルであれば、説明の仕方を少し意識するだけで改善できます。初級編、中級編に目を通して上級編を実践していってみてください。
＞４〜６個の人
少し説明下手の傾向にあります。初級編に目を通し中級編を中心に学びあなたの日常生活に取り入れてみてください。
＞７〜１０の人
説明下手の傾向にあります。まずは基礎となる初級編を学び取り入れてください。順をおって実践すれば説明下手は必ず改善されます。
3 簡単なポイントを抑えるだけ！すぐに使える実践編～初級編～
3-1 結論で始まり、結論で終わる! 起承転結は捨てる
結論で話し始まり、そして結論で終わる事が説明力を向上する上で一番重要な事です。
説明下手の人は結論を先に伝えないまま説明してしまうので相手が何の話しなのかも分からないまま説明している事になります。
例えば、ここで分かりやすい例を出してみます。
・・・こんな説明をされたら実際どう動いたらいいのか分かりませんよね？
この説明下手社員Aの原因として結論がまとまっておらず結論を先に話せていない事に原因があります。
この説明で社員の伝えたい事は３つありました。
①新しい管理ソフトが上手く起動していないため力を貸していただけませんか？
②以前のソフトに戻す事を検討していただけないでしょうか？
③社員一人一人にこのソフトの使い方を理解出来るように講習会を開く協力をしていただけませんか？
と伝えたい結論が３つも入っている事に原因があります。
人に説明をする時に大切なのは結論を１つに絞りその結論を最初に話す事が重要になります。多くの人は短期間の会話で多くの結論や要件を処理できません。
分かりやすく説明をするために１つの会話には１つの結論に絞る必要があります。理由として説明を聞く側は、話しの結論を中心軸にして話しや出来事を理解するからです。
なので分かりやす説明の順序としては結論を先に述べて理由や状況説明を行い最後にまた結論をもってくる事です。
3-2 数字を使って分かりやすく相手を魅きつける３マジック法
上記のは、説明の仕方は結論を１つに絞り分かりやすく話す方法でした。しかし、結論を１つに絞れない場合はどうしたらいいのか？
そんな時は、「大切な話が３つあります！」と説明の最初に数をつけて印象に残す方法です。
この数は「２つ」でもなく「４つ」でもなく「３つ」が一番良いとされていて、「２つ」の場合だと散漫に聞き流してしまい記憶に残りません「４つ」は多すぎてどれかが記憶に残らない可能性があるからです。
世界三大料理、世界三大瀑布、感動の三部作、など「３」という数値は覚えやすい数でありキリも良い数字で「過去」「現在」「未来」という時系列の話にも集約しやすいからです。
全てを説明するという意識よりも相手の記憶にどう残る説明にするのか？というほうが重要だからです。そのために「３」という数字を上手く説明に取り入れていきましょう。
大切な事は、冒頭で結論を１つ話す。１つに絞れない時は「３つ大切な話があります」と最初に相手に今から説明する全体像を見せてから説明するようにしていきましょう。
”ロジカルに説明する”ということができるようになれば、誰をも納得させる説明が可能になります。
ロジカルに話す方法とは具体的にどのようなものなのか、こちらの記事もチェックしてみてくださいね！
4 説明下手は無駄に長い！シンプルに分かりやすく説明する方法 ～中級編～
4-1 大事な事は１分で話す。いらない情報の捨て方とは？
説明が下手な人ほど情報を増やせば説明が詳しくなると思ってしまいますが、これは大きな間違いです。
情報が多くなってしまうとその分混乱を招く事も多くなります。そして説明を聞けば聞くほど何が言いたいのか分からなくなってしまうからです。
説明下手で話が長くなってしまう人の特徴として「必要な情報」と「不必要な情報」が混合してしまっている事に原因があります。分かりやすくシンプルな説明をするためには「不必要な情報」を見分けて不必要な情報を捨てていく必要があります。
必要な情報とは一体何なのか？それは、相手が必要としている「聞きたいと思う情報」です。話が長い人の特徴として「自分が思いついた順番」で説明をしてしまっています。自分が思いついた順番で話しているので不必要な情報と必要な情報が混合してしまうのです。大切な事は相手が聞きたいと思う順番で話せばいいのです。
例えば、アパレルの営業の人が展示会の報告を新しい素材の事を知りたい上司にする場合
先日、代官山で行われていて新しい素材の「開発マテリアルEXPO2017年」にいってきました。
今回でこの展示は８回目になるそうですが、今回のどの企業も取り組んでいたテーマが光沢のある未来感を感じさせる素材でした。
３日開催されている中で私はこのうち、２日間参加してきました。とくに初日はかなり人も多く展示している生地を見るだけでも一苦労でした。
全日を通して人気が高かったのはXX社の◯◯という素材でした。透け感があり光沢もあり今まで見た事のない素材でコレクションにも今季多く使われているようです。
私も個人的にはこの生地は、今季日本でも流行るように思います。私が今回のマテリアルEXPOの中で惹かれたのが、XY社の新素材でした。トレンドをおさえた光沢感に女性らしいドレープ感がでる素材で今季のトレンドを抑えたカットソーなどに最適な素材かと思いました。
実際にここの展示場にも多くの人が集まっていました。私も手に触れてみた肌感はとても良く素材感がとても良いように思いました。
今年はほかのZY社のブースや今年からZZ社も出店していました。
・・・と、かなり長い説明になってしまいます。
しかし、この長い説明の中で相手が聞きたい情報は赤文字の箇所だけでそれ以外は、重要度が低い情報になっています。
話が長くなってしまう人の場合は、このように重要度の低い事も説明に入れてしまい説明が長くなる傾向にあります。そのために説明する前に相手が聞きたいと思う事を理解し優先度の高い事から順に話す必要があります。
4-2 出来る人は知っている！語尾がハッキリとしているだけで“印象がガラリ”と変わる
説明が下手な人は、そもそも声が小さいや滑舌が悪いなどの問題もありますが、滑舌を治すのには少し時間がかかりますが語尾をハッキリと伝えるだけで印象も大きく変わります。日本語は語尾で意味が全く異なります。
例えば、
「◯◯したくありません。」
「◯◯したいと思います。」
と意味が全く異なります。電話でもプレゼンテーションや営業時でもしっかりと語尾を伝えるだけで説明下手は大きく改善されます。
4-3 逆説を少なくするだけでポジティブな印象に変わる
「でも」「しかし」が口癖の人は、言葉を少しポジティブにするだけで説明の印象は大きく変わります。
例えば、
①「今プレゼンテーションの準備をしています。しかし準備に少し時間がかかるかと思います。」
②「今プレゼンテーションの準備をしています。そのため少し時間がかかるかと思います。」
この２つを比較した時に印象が良いのはもちろん後者です。
逆接を使ってしまうとネガティブな印象になってしまいます。逆接を使う必要がないのに、ついつい「でも」や「しかし」を使うことが癖になっている人は注意が必要です。言葉は考え方の癖です。常に頭の中で自分は悪くないと言い訳をしていると、言葉として出てしまいます。頭の中で言い訳する気持ちを消して逆接を使用するのは必要最低限の時だけにしてください。
5 これが使えれば説明力が3倍増す!? ～上級編～
5-1 会議中に不意に説明を求められたらどうしたらいいの？
この記事でも結論から先に話すようにお伝えしましたが、例外もあります。それが不意に説明や質問を投げ掛けられた時です。
例えば、
「◯◯さん。最近の若い人は、どういった事にストレスを抱えてるのかね？」
と質問もにされた時に、結論が思いつかない時は無理に結論から話す必要はありません。
結論から話そうと思い焦って余計な事を話してしまったり、思ってもいない事を話してしまう恐れがあります。こんな時は、結論から先に説明しない事を伝えることです。
順番として
①結論が出てないことを伝える「いくつか気になったことがあります。」
②具体例をいくつか挙げる「私は最近夜になると眠れない時があります」「その他に夜になると目がかすんだりすることにストレスを感じてしまいます。」
③②で話した具体例から共通点を見つけ結論を出します。「仕事でPCを使っているにもかかわらず帰宅してからもスマホを触ってしまい、目の休息がとれていない事がストレスに繋がっているように思います。」
とこのように伝える事で、その時あなたが持っている情報を最大限に相手に説明する事ができます。
5-2 結論＋デメリットとメリットが説明力を格段にあげる
説明をさらに相手にわかりやすく説明する場合、結論の後にデメリットとメリットを述べてそして最後に結論で終わると説明方法に相手に伝わりやすいです。
例えば、商品の説明の時に
①結論 このソフトは時間短縮に効果があります。
②デメリット デメリットとして初月に２ヶ月分の使用量が必要で月額費が必要になります。
③メリット ただその分メリットは非常に大きく今までのソフトの３倍処理速度も速く１年間契約すれば、２年目からは半額になります。
そして結論をまとめるという説明をすればデメリットとメリットもごちゃごちゃにならずに聞き手にとっても非常に分かりやすく説明になります。大切な事は何を話すかではなく「どのように話すか」が大切です。
5-3「サウンド・バイト」短い説明が記憶に残る
サウンド・バイトという説明のテクニックがあります。
サウンド・バイトとは短文の連続で説明する事で聞き手に分かりやすく、記憶に残りやすく伝える方法です。
代表的なものであればオバマ全大統領の演説で何度も繰り返された「yes we can」などもサウンド・バイトの手法です。あえて長い文章で印象つけるのではなく、「yes we can」という短文を何度も発する事で印象付けました。キング牧師なども同じような手法を使っていました。
これは、短い言葉で説明しようとすればするほど、聞き手に分かりやすく言葉を自然に使おうとする意識が働くからです。
また長い文章で説明を聞いていると何に対する説明なのか途中で分からなくなってしまいます。そのため聞き手にも分かりやすいように短い文章構成の方が分かりやすくそして記憶にも残ります。
例えば、
「2017年の企画会議の企画担当の木村さんですが急病のため本日はお休みのため、今日企画を進めて資料を提出する必要がある先週の月曜日に行われた企画会議の企画内容を誰かが代わりに進める必要があります。」
という文章より
「2017年の企画会議の企画担当の木村さんは本日お休みです。」
「先週の月曜日に行われた企画会議で、まだ企画が全て決定していません。」
「この企画は今日が提出日なので誰かが木村さんの代わりに企画を進める必要があります。」
と、短い文章で区切り話すと記憶に残りやすく伝わりやすい文章になります。
６ 明日から何かを取り入れる事が重要！知識を行動に変える
この記事を読んで実際にあなたのレベルで明日から１つでも良いので実践してみる事が大切です。
野球のホームランの打ち方を理論上は分かっていても実際にマウンドに立つとホームランを打てないのと同じで、結局は実践練習の数をこなしていかないといけません。
分かりやすい説明方法も同じでいくら良い知識を知っていても実際に実践してかないと意味がありません。明日から何か１つでも良いのであなたの日常生活で取り入れ実践し説明スキル向上を目指してみてください。
新しい業績管理のソフトを導入したのですが上手くシステムが起動していません。他の部署からのクレームが来ており今対応しているところです。
部署の担当者は以前のソフトのままでいいのではないか？という提案があります。
もし、新しい業績管理ソフトを契約解除できないのであれば時間をとって社員１人１人がこのソフトの使い方を覚えるため講習会を開く必要があるように思います。