退職の挨拶パーフェクトマニュアル!失敗しないメール例文やスピーチ

こんにちは!テレビ局で6年間キャスターをしてきた松岡です。今回は退職の挨拶のお話です。

現在の仕事を去るには、人それぞれ理由があります。定年退職のほか、様々な事情で中途退職する人も多いでしょう。

どんな事情であれ、これまでお世話になった人たちへ退職の挨拶をおこなわなければいけませんが、その挨拶には、踏むべき5つの手順があります。

適切なタイミングで退職の挨拶をしなければ、最後の最後であなたの印象は良くないものになってしまいます。

そうならないために、退職する事情別、挨拶する相手別など、様々なシーンごとの退職挨拶のポイントや例文をまとめました。

1.退職の挨拶の手順5ステップ全体像

退職の挨拶の5ステップは以下の通りです。

  1. 取引先などへの挨拶&引継ぎ
  2. 社内メールでの挨拶
  3. お世話になった人への挨拶
  4. 送別会での挨拶
  5. 最終出勤日での挨拶

退職の挨拶というのは、会社側から社員に対して広報がおこなわれてからするものです。広報前に挨拶をしてしまうことのないように注意しましょう。

このステップは、最終出勤日を美しく終わらせるためのステップともいえます。

どのステップも欠けることのないよう、そしてステップを踏むタイミングを間違えることのないようにしなければなりません。

1-1.ステップ1~5の挨拶はいつ頃するのか

さて、ではこのステップはいつ頃おこなえばよいのでしょうか。

ステップ2~5は、概ね最終出社日におこなえば問題ありません。

ステップ3のお世話になった人への挨拶については、最終日にまとめでできない場合が多いかと思います。業務やスケジュールの都合上、最終日よりも前にしても良いでしょう。

そしてステップ1の社外の人に対してですが、大体1ヵ月前ぐらいには挨拶をしておきましょう。

退職ぎりぎりに挨拶をしたのでは、この先の取引をどのようにするのだろうと相手を不安に感じさせてしまうからです。

相手との関係性にもよって変わってきますが、後任の紹介なども必要となってきます。

自分が退職する会社と取引先との付き合いが、これからもスムーズであるよう、十分な期間を設けることを配慮をしましょう。

2.【ステップ1】営業など担当してるお客様がいる場合、取引先に挨拶回り&引継ぎ

最初のステップとして欠かせないのが、社外に向けての退職の意思表示です。

もし、営業などをしていて担当しているお客様がいる場合などは、取引先に挨拶をして、さらに、引継ぎの業務をおこなわなければいけません。

取引先への挨拶回りをする前に、事前にこのようなメールを送っておくとスムーズな挨拶と引継ぎができるでしょう。

 

件名:退職のご挨拶【××株式会社〇〇〇〇】

本文:

△△株式会社〇〇〇〇様

お世話になります。

私事ですが、一身上の都合により、〇月〇日をもって××株式会社を退職いたします。

在職中は大変お世話になり、ありがとうございました。

後任は同じ部署の△△という者が担当させていただきます。後日改めて、△△とともにご挨拶に伺いますので、どうぞ、よろしくお願いいたします。

まずは、メールでのご連絡とさせていただいたことをお詫びいたします。

末筆ながら、貴社のご発展と〇〇様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

 

――――――――――

署名

――――――――――

 

社外のメールで気を付けたいポイント

  • 転職理由を詳しく伝えない
  • 私用の連絡先を伝えない

コンプライアンスを守るようにしましょう!

3.【ステップ2】社内メールで退職を伝える

社内の人、一人一人に対して退職の挨拶をするのはなかなか難しいものです。

最近ではメールでの退職の挨拶は一般的になっています。

最終出社日の午前中に、

  • 退職する旨
  • 退職理由
  • 社員のみなさんに対する感謝

をまとめたメールを送信するようにしましょう。

一斉メールで送る際には、To」に自のメールアドレスを入れ、送信先のアドレスは、一覧がわからないよう、「BCC」で送付するのがマナーです。

3-1.退職の挨拶メール!パターン別の例文

メールで退職の旨を伝える場合、その事情にもよってメールの文面が変わってきます。

メールを受け取った側に不快な思いをさせないようなメール挨拶文の例文をご紹介します。

 

3-1―1.結婚

結婚により退職するときは、仕事の引継ぎなどで迷惑をかけたことなどをお詫びする一言を入れておくようにしましょう。

件名:退職のご挨拶(××部〇〇〇〇)

本文:

お疲れさまです。

××部の〇〇〇〇です。

誠に勝手ではございますが、本日で結婚を機に退社させていただくこととなりました。みなさまにはご迷惑をおかけすることになる申し訳ありません。

××株式会社で経験したことをもとに、これからは新しい生活を始めてまいります。

これからも、みなさまのご活躍を心よりお祈りしています。

今日まで本当にありがとうございました。

最近では、結婚をしてもそのまま仕事を続ける女性(男性)も増えています。

そんな中で、「仕事と家庭、どちらも中途半端になってはいけないので、家庭に専念することにしました」などと言っては、反感をかう恐れもあります。

それが本音だとしても、あえては触れずに、結婚するという事実だけをさらっと伝えるにとどめた方が良いでしょう。

3-1-2.妊娠・出産

妊娠・出産についても結婚と同様、一言迷惑をかけたことへのお詫びの言葉を入れるようにしましょう。

件名:退職のご挨拶(××部〇〇〇〇)

本文:

お疲れさまです。

××部の〇〇〇〇です。

私事ですが、この度〇月に出産することになり、また、出産後しばらくは育児に専念させて頂きたく、本日をもって退社させていただくこととなりました。

××株式会社で〇年勤めてこられたのも、みなさまのおかげだと思っております。

これからはこの経験を育児に活かしてまいります。

今まで、本当にお世話になりました。

みなさまのこれからのご活躍を心よりお祈りいたします。

出産後、同じ会社で復職するという人もいるかもしれません。その場合は、

子どもが順調に育ちましたら復職も検討しておりますので、その際は再びご厚情を賜ることとなります。どうぞ、よろしくお願いいたします」という一言も添えておきましょう。

3-1-3.転職

自己都合の転職による退職の場合も、お詫びを入れる必要があります。

また、新たな道で頑張るという前向きさを感じられる内容にすると良いでしょう。

件名:退職のご挨拶(××部〇〇〇〇)

本文:

お疲れさまです。

××部の〇〇〇〇です。

この度、一身上の都合により本日をもって退職することになりました。みなさまにはご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。

入社して〇年間、在職中は多くの方々からのご指導と支えをいただき、本当に感謝しております。

今後は歩む道は変わりますが、これまでの経験をもとに私なりに努力してまいりたいと思っております。

これまで本当にお世話になりました。

今後のみなさまのご活躍をお祈りいたします。

今後も職場の人と連絡をとりたいという場合は、署名欄に使用の連絡先を入れても良いでしょう。

3-1-4.人間関係

人間関係が原因で退職するとなると、感謝の気持ちを述べる気にもなれないかもしれませんが、ここは最後の仕事だと思って、必要なことだけを伝えるメールを送りましょう。

件名:退職のご挨拶(××部〇〇〇〇)

本文:

お疲れさまです。

××部の〇〇〇〇です。

この度、一身上の都合により本日をもって退職することになりました。みなさまにはご迷惑をおかけし、誠に申し訳ありません。

この〇年間を貴重な経験として、これからの人生に生かしていくつもりです。
末筆ながら、皆様のご健勝とご多幸をお祈り申し上げます。

必要以上に感謝を伝える必要はありません。事務的で構いませんので、過不足ない最後の挨拶を送りましょう。

3-1-5.病気

病気といっても、身体的なもの、精神的なものなど原因はさまざまです。

病名は伝える必要はないので、これまでの感謝の気持ちと退職にあたって迷惑をかけることにお詫びの気持ちを伝えましょう。

件名:退職のご挨拶(××部〇〇〇〇)

本文:

お疲れさまです。

××部の〇〇〇〇です。

私事ですが、昨年末から体調を崩し、治療をしてまいりましたが、医師より長期療養が必要との診断があり、致し方なく本日で退職をすることとなりました。

みなさまにはご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。

みなさまとともに仕事ができた〇年間は、私にとってかけがえのない時間となりました。本当にありがとうございました。

末筆ながら、今後のみなさまのご健勝とご活躍をお祈りいたします。

一緒に働いてきた人たちへの感謝、そして、致し方ない決断であることが伝わる内容にしましょう。

4.【ステップ3】お世話になった人には直接挨拶

社内メールでの退職の報告が一般的になっていますが、やはり特別お世話になった人には、直接感謝の気持ちを伝えた方が良いでしょう。

せっかく可愛がっていたのに、他の人と同じ一斉送信のメールだけでは、上司や先輩などは残念な気持ちになるはずです。

実際に退職経験者も、お世話になった人には直接挨拶をしていたようです。

朝礼や送別会のタイミングで、そこにいる方々に向けて退職・退社の挨拶をすることは勿論のこと、私は特にお世話になった方(現在・過去の上司、可愛がってもらった先輩など)には個別にご挨拶しました。
直接ご挨拶にも伺いましたし、過去の思い出、お世話になった出来事も踏まえながらメールでも連絡しました。

引用:https://careerpark.jp/3980

挨拶の前に、その人だけに向けた、その人とだけ共有できるエピソードを入れたメールを送れば、上司や先輩も快くあなたを送り出してくれ、これからのスタートを応援してくれることでしょう。

5.【ステップ4】送別会(がある場合)での退職挨拶

送別会では、お酒を飲みながら…という場合も多いでしょう。会社の中とは違う、送別会だからできる挨拶をしてみましょう。

具体的には、自分の失敗談、面白エピソード、他の人が知らない裏の話…など、他の人とは違う、自分だからこそ話せる会社での思い出を語りましょう。

定年退職の場合を例に、挨拶の例文をご紹介します。

本日は、私のために盛大な送別会を開いていただき、本当にありがとうございます。

入社してから今日までの〇〇年、思い返すとあっという間だったような気がします。

ここにいるみなさんにとっては、私は〇〇部のイメージでしょうが、入社したては××部で@@な仕事から始まり、その後は××部に異動、それから××に転勤と、紆余曲折あった仕事人生でした。

実は私、入社してから毎日日記のようなメモをつけておりまして、今日は入社当時のものを探して持ってまいりました。

中をみてみると、なんとも頼りない新人が顔をのぞかせています。

「××年×月×日。今日も初歩的なミスをして上司に叱られてしまった。もう辞めたい。」

「××年×月×日。初めて@@で上司に褒められた。明日からも頑張るぞ!」

と、今の私からは想像もつかないでしょうが、毎日上司の一言に一喜一憂し、がむしゃらに仕事をしてまいりました。

それを続けて〇〇年。明日からは、一日中一緒に過ごすことになる妻の一言に一喜一憂しながらの定年後の生活となります。

仕事一筋で過ごしてきましたので、暇を持て余すのではないかと心配しておりましたが、一年ほど前に妻のすすめで社交ダンスを始めたところ、美人な講師の方からセンスが良いと言われまして、今ではレッスンの回数を増やして通っております。

新たな楽しみに向かってスタートできるのも、思い残すことなく勤め上げられたからです。

社長をはじめ、みなさまには本当にお世話になりました。

これからの、みなさまのご活躍、そして××株式会社のご発展をお祈り申し上げ、挨拶とさせていただきます。

本当にありがとうございました。

最後に、社員のみんなが知らない自分の意外な一面をみせると印象に残ります。

退職後は前向きに過ごすことを伝えましょう。

6.【ステップ5】さいごに朝礼や夕礼で退職のスピーチ

出社最終日には、朝礼や夕礼で退職のスピーチをすることもあるでしょう。これが最後の仕事といえます。

失敗のない、退職のスピーチに必要な要素についてまとめました

6-1.さいごの退職スピーチ3つのポイント

退職していくあなたが最後にどのような言葉を発するのか、多くの社員が注目しています。退職スピーチで必要なポイントは、

  1. 過不足ない内容
  2. 適切な時間
  3. 心のこもったスピーチ

の3つです。

まず、「過不足ない内容」ですが、メールと同様、挨拶に含めたい内容があります。

  • 退社の報告
  • 感謝の気持ち
  • 今後の会社への応援

この3点は必ず入れるようにしましょう。

そして「適切な時間」ですが、スピーチの時間は大体30秒~1分を目安にしましょう。

朝礼や夕礼などは、あくまでも業務の最中です。あまり長すぎて、仕事の手をとめることになってはいけませんし、短すぎて内容が足りないのも問題です。

程よい時間になるよう、あらかじめスピーチ内容を考えておきましょう。

最後の「心のこもったスピーチ」は、一番大切なポイントです。定型文のような挨拶スピーチを機械的にされても誰の心にも残りません。

本当に感謝をしていることを、気持ちをこめて自分の言葉で伝えるようにしましょう。

 

◆定年退職◆

勤務中に貴重なお時間を割いていただき、ありがとうございます。

私事で恐縮なのですが、本日をもちまして、この××会社を定年で退職することとなりました。

思い返せば、入社してからの〇〇年間はあっという間で、月日の経つ早さに驚いております。

今日までみなさんの支えがあったからこそ勤め上げることができました。

これからも、みなさまのより一層のご活躍を期待しております。

〇〇年間、本当にありがとうございました。

 

◆中途退職◆

お仕事中に時間を割いていただきありがとうございます。

一身上の都合により、本日で退職することとなりました。みなさまにはご迷惑をおかけし、申し訳ありません。

入社してからの〇年間、特に、××さんや△△さんにはお世話になり、ときには厳しい言葉もいただき、そのおかげで今の私があると思っております。

本日で〇〇株式会社を退社することになりますが、今後とも変わらぬお付き合いをお願いいたします。

これからもみなさまのご活躍をお祈りいたします。簡単ではございますが、以上で退職の挨拶とさせていただきます。

本当に、ありがとうございました。

簡潔に話せる思い出深いエピソードがあれば入れても良いでしょう。

紙などは見ずに、出来るだけ自分の言葉で伝えましょう。

7.退職挨拶時にお菓子は必要?

退職時に、ちょっとしたお菓子を一緒に配るとより好印象を与えられることでしょう。

「最後に、こんな心遣いをしてくれるのか」と受け取る側は感慨深い気持ちになるかもしれません。

必ずお菓子を用意しなければいけない、ということではありませんが、最後に感謝の気持ちをより伝えるアイテムとして用意しても良いでしょう。

7-1.お菓子を渡すタイミング

お菓子を渡すのに、社員の仕事の手を止めてはいけません。できれば休憩時間や業務の終了後に配ることをおすすめします。

社員の人数が少なく、直接一人一人に渡せるのなら、一人ずつお礼を伝えながら渡しましょう。

社員の数が多すぎて個人に渡すのは不可能な場合は、部署ごとに配ります。それぞれの部長などに代表で渡すようにしましょう。

その際、お菓子の箱などに、

「〇〇部みなさまへ 〇年間お世話になりました。(名前)」

というように、メモを付けておくとより気持ちが伝わるはずです。

7-2.どんなお菓子を選んだらよいか

お菓子を選ぶ際に気を付けたいのは、まずは日持ちするかどうかという点です。

退職最終日に、休みをとっていて会えない社員もいるかもしれません。後日出勤してきた社員も食べられるように、日持ちがするお菓子を選ぶようにしましょう。

また、会社の休憩時間に食べられるよう、

  • 手が汚れず食べやすいもの
  • 香りが強くないもの

などの点も考慮しましょう。

部署ごとに配ったときに、社員それぞれが手にとれるように、個包装されているものがおすすめです。

ここで、おすすめのお菓子をご紹介します。

見た目も華やかで量もたっぷりある「FIGARO」のお菓子詰め合わせです。

6種類46個入りでお手頃な値段は、退職の際に配るのに最適です。賞味期間が常温で10カ月と長い期間なのも安心ですね。

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8.その他、退職挨拶で注意すべきマナー

退職する際には、過去の悪い思い出には触れずに、前向きに終われるようにしましょう。

これはNG!

笑えない仕事での失敗話

個人や会社への恨みつらみ

このような内容を話してしまうと、これまでどんなに仕事で貢献してきても最後の挨拶で台無しになってしまいます。

また、挨拶中に感極まって涙がでることもあるかもしれませんが、職場での挨拶であり、最後の仕事ですので、涙は極力こらえるようにしましょう。

送別会や、気の置けない仲間たちだけでの挨拶などでは、感情をそのまま出すのも良いかもしれません。

 

どんな理由で退職するにせよ、立つ鳥跡を濁さずで、正しいステップを踏んできれいに職場から去るようにしましょう。

最後の挨拶が良ければ、あなたの印象も良いもので締めくくられます。

あなたらしい言葉、エピソードで、退職の挨拶ができると良いですね。

 

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